کسی ادارہ،جماعت اور انجمن کی ابتدائی منصوبہ سازی (Primary Planning) کے بعد تنظیم سازی کے عمل کو بڑی اہمیت حاصل ہوتی ہے۔ ادارہ کے ہر قسم کے اسباب و ذرائع (Resources) قومی امانت ہوتے ہیں اور ان کاصحیح اور موثر استعمال(Efficient and effective utilization) ایک اہل اور با صلاحیت ناظم اعلیٰ اور اُس کے زیر نگرانی انتظامیہ کی سب سے اہم ذمہ داری ہوتی ہے۔ ادارے کی موثّر انتظام کاری کے لیے ناظمین کے لیے لازم ہوتا ہے کہ ان کو اپنے مختلف وظائف،فرائض اور اختیارات (Authorities) کی مکمل معلومات حاصل ہوں اور وہ ان کے موثر استعمال کے طریقوں سے آگاہ ہوں۔
عہدوں اور تنظیمی سطحوں کی تقسیم
مرکزی تنظیمات کے ماتحت کام کرنے والے تمام شعبہ جات، فورمز اورذیلی تنظیمات ادارہ، جماعت اور تنظیم کے عہدے درج ذیل افقی (Horizental Hierarchy) اور عمودی(Vertical Hierarchy) سطحوں پرقائم ہوتے ہیں:
- مرکزی تنظیم
- صوبائی تنظیم
- ڈویژنل تنظیم
- ضلعی تنظیم
- تحصیل تنظیم
- ٹاؤن تنظیم
- یونین کونسل تنظیم
- وارڈ تنظیم
- یونٹ تنظیم
ہر ذیلی تنظیم اپنی بالائی تنظیم کی ماتحت اور دستور کے تحت اس کے سامنے جوابدہ ہوتی ہے۔ اسی طرح مرکزی تنظیم کے تحت افقی سطح پر مختلف شعبہ جات اور فورمز ہوتے ہیں۔ ہر تنظیم کی کارکردگی کا بنیادی اصول ’’اطاعت امیر‘‘ پر مبنی ہوتا ہے اور یہی اصول درحقیقت اسلامی ادارے کی روح ہوتی ہے۔ تنظیمات کے عہدہ داروں اور اہل کاروں کی ذمہ داری، فرائض، حقوق اور اختیارات کا تعین، دستور اور نظام العمل کے تحت کیا جاتاہے اور مختلف تحکیمی(legislative) قواعد و ضوابط اور احکامات، دستور، نظام العمل، سرکلرز اور نوٹیفیکیشنز کے ذریعے تنظیمات، نظامتوں اور شعبہ جات کو تنفیذ (execution) کے لیے فراہم کئے جاتے ہیں۔ ہر قسم کے تنظیمی اور انتظامی ریکارڈ کی حفاظت،ان کا بغور مطالعہ ، سمجھنا اوران پر عمل درآمد کرنا ہر سطح کی تنظیمات کے ناظمین اور عہدہ داروں پر لازم ہوتا ہے۔
اعلیٰ عہدیداران کی ذمہ داریاں
ادارہ، جماعت یا تحریک کے اعلیٰ عہدیداران کے ذمے چند ایسے امور ہوتے ہیں جو پوری تحریک، جماعت یا ادارے کی سرگرمیوں کے تسلسل اور مقاصد کے حصول کے لئے لازمی ہوتے ہیں۔ آیئے ان ذمہ داریوں پر ایک نظر ڈالتے ہیں:
- تنظیم سازی
ادارہ کے سربراہ یا ناظم اعلیٰ کے فرائض (functions of management)میں بنیادی منصوبہ بندی(basic planning)کے بعد سب سے اہم کام تنظیم سازی کا ہوتا ہے۔ تنظیم میں کام کرنے کے لیے موزوں افراد کی تقرری(staffing) ’’خاص کام کے لیے خاص فرد‘‘ کے اصول پر کی جاتی ہے۔ خاص کاموں میں مانیٹرنگ، کنٹرولنگ اور راہنمائی کافریضہ بہت اہم ہوتا ہے۔ناظم اعلیٰ؛سب ناظمین اور اس کے معاونین کی ذمہ داری کے حوالے سے باقاعدہ چارٹ مرتب کرتا ہے۔ جس کی روشنی میں معاون ناظمین اور اہلکار اپنے فرائض منصبی کو پوراکرتے ہیں۔ہر ناظم کے کام کی اہلیت، صلاحیت اور موثریت کی جانچ پڑتال کا اندازہ اُس کے فرائض منصبی کی کماحقہ‘ تعمیل اور تکمیل سے لگایا جاتا ہے۔
- ماہانہ کارکردگی رپورٹس کی وصولی و جائزہ
ناظم اعلیٰ اور نائب ناظمین اعلیٰ کے فرائض میں شامل ہوتا ہے کہ وہ تمام مرکزی نظامتوں، شعبہ جات اور فورمز کے صدور،ناظمین اور ڈائریکٹرز کو مروّجہ نظام کے تحت:
- سہ ماہی، ششماہی اور سالانہ اہداف (periodical targets) ارسال کریں۔
- ان پر عملدرآمد(execution) کا جائزہ لیں۔
- اُن کے نفاذ کو بہتر سے بہتر بنائیں۔
- ان کی بروقت اصلاح(monitoring)، اشکالات اور نقائص کو دور کریں۔
- غلطیوں سے بچنے، بروقت انضباط و انقیاد(controlling) اور نظم و ضبط کی پابندی (discipline) قائم کرنے کے لیے ان سے ماہانہ کارکردگی رپورٹس طلب کریں۔
- بعد ازاں اُن کا مناسب تجزیہ اور تعدیل(analytical performance evaluation) کرنے کے بعد ادارہ کے سربراہ اورسنٹرل ورکنگ کونسل کے سامنے مقررہ اہداف کی روشنی میں تنقیدی جائزہ کے لیے پیش کریں۔
- ماہانہ دورہ جات
ناظم اعلیٰ، نائب ناظمین اعلیٰ، فورمز کے صدور اور ناظمین کے لیے ان کے ماتحت صوبہ جات کے مختلف ڈویژنوں اور اضلاع میں بذات خود ماہانہ دورہ جات کر کے مرکز کے مقرر کردہ اہداف کی تعمیل و تکمیل کا جائزہ لے کر موقع پر ہدایات (directives) دینے کا فریضہ بھی بہت اہم ہوتا ہے۔ ناظمین اور فورمز کے صدور کے تنظیماتی دورہ جات بہت اہمیت کے حامل ہوتے ہیں اور اخراجات کے حوالے سے یہ دیگر تنظیماتی اور انتظامی مصروفیات کی نسبت بہت مہنگے ہوتے ہیں، لہذا ان سے خاطر خواہ نتائج کا حصول بھی اتنا ہی ضروری ہوتا ہے۔
- دورہ جات کی رپورٹس کی فراہمی
مرکزی ناظمین، فورمز اور ذیلی تنظیمات کے اعلیٰ عہدیداران کا سب سے اہم کام’’دورہ جات کے ذریعے مقرر کردہ اہداف اور تنظیمی اغراض و مقاصد کا حصول‘‘ ہوتا ہے۔ جو دورہ جات کی رپورٹ کی شکل میں ضروری کاروائی کے لیے ظاہر کیا جاتا ہے۔ دورہ جاتی رپورٹ کا لکھنا، اس کاجائزہ (analysis)لینے کے بعد ملخّص صورت (summarized form) میں اعلیٰ حکام کوپیش کرنا، نتائج پر ماہرانہ رائے لکھ کراس کو ذیلی تنظیمات کی اصلاح کے لیے ترسیل کرنا،اس پورے عمل کی تکمیل کے لیے تربیت اور مسلسل مشق کی ضرورت ہوتی ہے اوریہی ناظمین کی کارکردگی کا پیمانہ ہوتا ہے۔
اداروں، جماعتوں اور تنظیمات کے اہداف کی کامیابی کا75% دارومدار، ناظمین کے دورہ جات، معائنہ (inspections) اور دورے کے نتائج کی اثر انگیزی (effectiveness) پر ہوتا ہے۔ اس لیے ہر ادارہ کے اہم ترین وظائف اور فرائض میں دورہ جات اور دورہ جاتی رپورٹس کو بہت اہمیت دی جاتی ہے ۔ بلاشبہ یہ اہم ترین کام فقط’’سفر،خطاب اور واپسی‘‘ تک محدود نہیں ہوتا بلکہ اس سے بہت اہم نتائج کا حصول مقصود ہوتا ہے۔
دورہ جاتی رپورٹس سے نتائج حاصل کرنے کی حقیقی ذمہ داری ناظم اعلیٰ کی ہوتی ہے۔ جس کے ماتحت ایک خاص جائزہ کمیٹی(performance evaluation committee) ہمہ وقت تجزیاتی مطالعہ کے اہم کام میں مصروف رہتی ہے۔ناظمین کے دورہ جاتی رپورٹس کے جائزوں کی بنیاد پر مستقبل کی منصوبہ سازی کی جاتی ہے اورانہی کے ذریعے اندرونی اور بیرونی ماحول میں کام کرنے اور مشاہدہ کرنے والوں کے حقیقی جذبات اور احساسات کا اندازہ لگایا جاتا ہے۔ لہذا ہر ناظم کی خاص ذمہ داری ہوتی ہے کہ وہ اپنے دورہ جاتی رپورٹ میں صحیح حقائق کی نشاندہی کرے اور اپنے ماتحت شعبہ جات اور تنظیمات کی کارکردگی کو اجاگر کرنے کی خاطرصحیح حالات کو نظر انداز کرنے اورحقائق کی پردہ پوشی کرنے سے احتراز کریں۔
دورہ جات کو کیسے موثر بنایا جائے؟
کسی بھی تنظیم کا دورہ اور معائنہ سے پہلے متعلقہ تنظیم کے بارے میں مکمل معلومات حاصل کرنا بہت ضروری ہوتا ہے۔ دورہ پر روانہ ہونے سے پہلے دورہ اور معائنہ کے مقاصد،مرکز کے متعیّن اہداف، متعلقہ تنظیم اور عہدیداران کے لیے مقرر کردہ اہداف اور اہداف کی مدتِ تکمیل وغیرہ کے بارے میںمکمل کوائف نامہ(check-list) قبل روانگی تیار کرناضروری ہوتا ہے۔
ذیل میں تنظیمات کے دورہ جات کو موثر بنانے کے لیے چند اہم قابلِ معائنہ امور کی نشاندہی کی جارہی ہے جو دورہ کرنے والے مرکزی ناظمین، فورمز کے صدوراور ہر بالائی تنظیم کے عہدہ داروں کے لیے ضروری ہوتے ہیں ۔ان امور کی روشنی میں وُہ معائنہ کروانے والی تنظیم کو دورہ سے پہلے مطلوبہ معلومات تیار رکھنے کی ہدایات ارسال کرتے ہیں:
- تنظیم کی مکمل معلومات بحوالہ عہدہ داران، مدت تقرری، فورمز کے عہدہ داروں کی ذمہ داریاں، اہداف،ہرمتعلقہ تنظیم اور فورم کی کیفیت ممبرشپ، پی پی حلقہ جات کی سطح تک مکمل معلومات۔
- ڈویژنل نگران کی ذمہ داریاں،مدت تقرری، اہداف اور ماہانہ نتائج
- معائنہ کے رجسٹر، کاغذات( تمام فورمز) کی فہرستیں جائزہ، تاثرات، تجاویز و سفارشات
- مالیات، بجٹ، آڈٹ رپورٹس، آمد وخرچ، اخراجات،موصولہ ہدیات و عطیات کی تفصیلات
- غیر فعال رفقائ،اراکین(defaulters)کی تفصیلات،ماہانہ شرح بحالی، نادہندگان اور غیر فعال رفقاء و اراکین کی فہرست اور ان سے رابطوں کی بحالی کی سکیم پر عملدرآمد کی شرح
- ریگو لررفقاء و اراکین، تعداد، نام، پتہ جات ، فون نمبر وغیرہ، شرح رابطہ اور زرِ اعانت رفقاء کا رجسٹر
- مقامی تنظیمات کے تنازعات، انکوائری رپورٹس اور اُن کے نتائج
- مرکزی اور صوبائی عہدیداران کا ذیلی تنظیمات کا آڈٹ کرنا اور کسی مالیاتی بے قاعدگی کی صورت میں مرکزی آڈٹ برانچ سے آڈٹ کروانا
- عہدہ داران کے چارج لینے دینے کی فائلیں، پوسٹنگ ٹرانسفر کے نوٹیفیکیشنزکی تفصیلات اور ان پر عملدرآمد
- مرکز،ڈویژن ضلع، شہر، وارڈ یونٹس میں مقامی عہدیداروں کے دورہ جات، معائنہ کے مقاصد، نتائج، مختلف امور کی تفصیلات کی رپورٹس اور شرفاء علاقہ سے رابطوں کی تفصیل اور نتائج
- مقامی عہدیداروں کی علاقہ کے مشہور معززین و شرفاء سے ملاقاتیں اور دعوت کی تفصیلات اور شرح شمولیت
- مرکز اور ذیلی تنظیمات سے خط و کتابت اور ماہانہ کارکردگی رپورٹس کی ترسیل اور ان کا ریکارڈ
- مقامی اخبار و جرائد میں لوکل تنظیمات کے خبروں کی تاریخ وار اشاعت، بیانات، پوسٹرز، ہینڈ بلزکی شرح اور صحافیوں و کالم نویسوں سے ملاقاتوں کی شرح
- مقامی مجلس عاملہ کی ہفتہ وار، ماہانہ یا ہنگامی میٹنگز کی کاروائی و فیصلہ جات کی شرح
- پرائمری و ماڈل سکولز بلحاظ دیہہ ، شہر، تعداد طلباء ، اساتذہ، بمعہ مختصر تاریخ اور تازہ معلومات، سکول کونسلرزکی میٹنگز بحوالہ MES اور تفصیلات آمدن و اخراجات کا معائنہ
- مہمات زکوۃٰ، چرمہائے قربانی (بحوالہ ویلفیئر فائونڈیشن) کے نتائج و تفصیلات
- مقامی محافل ذکرو نعت، دعوت و ترغیب شرکت ادارہ ، تعداد شرکاء اراکین،رفقاء و عہدہ داران اور بموقع خاص مرکزی تقریبات مثلاً روحانی اجتماعات میلاد النبی اور اعتکاف وغیرہ
- مقامی تنظیمات میں تربیتی نشستیں اور تعداد شرکاء و عہدیداران،ماہانہ شرح موازنہ
- مرکزی و مقامی بالائی عہدہ داران کے دورہ جات پر ذیلی تنظیمات میں تربیتی، تنظیمی و انتظامی نشستیں اور تعداد شرکاء اور نتائج
- مقامی ذیلی تنظیمات کے امور متفرقہ، مسائل، مقامی عہدہ داران کی تجاویز و آراء اور بالائی عہدہ داران کا مسائل کے حل کے لیے اقدامات نیز سابقہ ہدایات پر عمل درآمد کا جائزہ
- معائنہ کرنے والے ناظم، ہر آئیٹم پر اپنے تاثرات اور ہدایات(guidance)اپنے دورہ رپورٹ(tour report) میںاعدادی تفصیلات (tabulated form) یا جہاں ضروری خیال کیا جائے بیانیہ یا تشریحی (narative form) تفصیلات درج کریں اوراستعمال شدہ ٹرانسپورٹ کی تفصیلات لاگ بکس کے علاوہ دورہ رپورٹ میں بھی درج کریں۔
- معائنہ کرنے والے افسر (officer on tour) کے لیے لازم ہوتا ہے کہ وہ ذیلی تنظیمات کے مختلف فورمز کی کارکردگی کا عمومی جائزہ اوران کی تمام تجاویز و سفارشات کا اندراج دورہ جاتی رپورٹ میںضرور کریں اور مرکز پر اپنے فورم اور سنٹرل ورکنگ کونسل میں پیش کریں تا کہ ان کی روشنی میں مستقبل کی پالیسی مرتب کی جاسکے۔
- دورہ کرنے والے افسر کے لیے لازم ہوتا ہے کہ دورہ کے اختتام پر وہ اپنے دورہ کی رپورٹ اعلیٰ حکام کو دینے کے علاوہ اُس کی کاپی اخراجات کے بل(expenditure bills) کے ساتھ نظامت مالیات میں بھی جمع کرے۔
- ہر مرکزی ناظم اور فورمز کے صدور مرکزی سیکرٹریٹ سے جاری کردہ ہدایات ، سرکلرز، نوٹیفیکیشنز کا باقاعدہ ریکارڈ رکھیں،عہدیدار ہر وقت ان کا مطالعہ کریں۔ شکوک و شبہات اور ابہام پیدا ہونے کی صورت میں ہدایات جاری کرنے والے افسر مجاز سے گفتگو کرکے مسئلہ کی توضیح(clarity) حاصل کریں۔
ہر سطح کے معائنہ افسر(officer on tour) کے لیے ضروری ہوتا ہے کہ وہ اپنے دورہ کی رپورٹ ) (tour report کو زیادہ زیادہ پر اثر اور معنی خیز بنائیں اور تاریخ اور وقت کے اندراج کے ساتھ ضروری حوالہ جات ضرور بضرور درج کریں۔